Outsourcing

Outsourcing jest nową strategią stosowaną na całym świecie przez firmy o różnych rozmiarach i o różnym profilu działalności.
 
Jego istota polega na wyłączeniu poza strukturę organizacji procesów istotnych, ale nie kluczowych. Zastosowanie outsourcingu pozwala firmom inwestować czas i środki w realizowanie zadań kluczowych, dzięki którym zdobywają przewagę konkurencyjną i osiągają zyski.


Słowo outsourcing robi coraz większą furorę w świecie biznesu. Jest używane na tyle często i w tak różnych sytuacjach, że można stracić orientację, co właściwie oznacza?

Outsourcing (z ang. outside resource using) to korzystanie z zasobów zewnętrznych. Oczywiście skrajnością byłoby stwierdzenie, że wszystkie usługi są dla ich nabywców formą outsourcingu. Tym terminem można określić np. prowadzenie księgowości dla firm czy usługowe zarządzanie siecią informatyczną. Czasem jednak słowo outsourcing jest używane błędnie. Na przykład jedna z firm paint-ballowych jako outsourcing reklamuje swoje usługi polegające na organizowaniu zawodów paint-ballu.

Oprócz outsourcingu można spotkać się też z Business Process Outsourcing (BPO) czy contracting out. Jaka jest różnica między tymi określeniami?

Przy outsorcingu kupujący nie kontroluje procesu powstawania danej usługi lub towaru. Korzysta z wiedzy i doświadczenia dostawcy, jest zainteresowany wyłącznie rezultatem końcowym.

Contracting out to także zakup towarów lub usług od zewnętrznego dostawcy. Ale w tym przypadku kupujący w pewnym sensie kontroluje proces wytworzenia danej usługi lub towaru. Innymi słowy wyraźnie określa, co chce otrzymać i jak ma to być zrobione.

BPO sięga najdalej - dostawca usługi nie tylko będzie odpowiadał za przejmowaną funkcję lub proces, ale również zaprojektuje je w taki sposób, aby lepiej wykorzystać istniejące zasoby. Poprzez usprawnienie procesu tworzy dodatkową wartość dla firmy.

Wielu menadżerów postrzega outsourcing jako narzędzie pozwalające obniżyć koszty działania. Czy to jedyna korzyść?

Outsourcing prowadzi do obniżenia kosztów, ale dopiero w dłuższym okresie. Na przykład w przypadku przekazania funkcji finansowo-księgowej zewnętrznemu usługodawcy firma pozbywa się kosztów wynagrodzeń osób pracujących w tym dziale. Outsourcing to również redukcja kosztów powierzchni biurowej, amortyzacji sprzętu biurowego, połączeń telefonicznych, utrzymania systemu finansowo księgowego. To także pozbycie się kłopotów związanych z inwestycją w nowoczesne systemy finansowe i eliminacja problemów kadrowych - budowania zespołu księgowego.

Czy można wskazać jakieś bezpośrednie korzyści finansowe, które wystąpią od razu przy zastosowaniu outsourcingu?

Ustalenie opłaty za usługi outsourcingowe w formie ryczałtu daje możliwość przewidywania kosztów "z góry", co jest istotne z punktu widzenia przepływów pieniężnych, zwłaszcza w mniejszych firmach. Firmy rozpoczynające działalność korzystając z outsourcingu mogą pozbyć się części nakładów związanych z organizacją działu finansowo księgowego. Ale korzyści finansowe nie są najistotniejszym rezultatem zastosowania outsourcingu.

Jakie korzyści są zatem najbardziej istotne?

Dostęp do najlepszych wzorców i rozwiązań. Przedsiębiorstwa powinny koncentrować swą uwagę na dziedzinach, w których posiadają przewagę konkurencyjną. Podstawową działalnością firmy outsourcingowej jest dostarczanie usług finansowo księgowych, dlatego musi oferować usługi na najwyższym poziomie. Działa tutaj mechanizm rynkowej konkurencji, o którym nie może być mowy w przypadku prowadzenia własnego działu finansowo księgowego. Korzystanie z outsourcingu finansowo-księgowego oznacza mniejszą liczbę pomyłek, lepszą jakość sprawozdań finansowych i szybszy dostęp do informacji, co pozwala lepiej kierować przedsiębiorstwem.